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Checkliste Personalsystem

MIBS Personalinformationssystem / Personendaten
Adressenverzeichnisse

In Anwendungen mit vielen Adressen ist es wichtig, bestimmte Personengruppen schnell aus dem gesamten Datenbestand herausfiltern zu können, ohne alle Adressen durchsuchen zu müssen.

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Ein Beispiel für eine solche Beschleunigungsmaßnahme war die Verwendung einer Zusatzdatei (bei den Zusatzstammdaten für die Akademiker), um die entsprechende Gruppe sofort selektieren zu können.

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Um die Bildung derartiger Gruppen auch dann zu ermöglichen, wenn keine Zusatzdaten zu erfassen sind, verwaltet das System acht Adressenverzeichnisse, in welche die einzelnen Adressen beliebig aufgenommen werden. Zum Beispiel könnte ein Verzeichnis "Stellenbewerber" und ein anderes "Führungskräfte" enthalten. Die Bedeutung dieser Verzeichnisse ist dem Anwender völlig freigestellt.

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Die Angabe der für eine bestimmte Adresse zu verwendenden Verzeichnisse erfolgt direkt bei der Adressenerfassung, wobei eine Adresse in keinem oder in beliebig vielen der acht möglichen Verzeichnisse gleichzeitig aufscheinen kann (falls sich zum Beispiel eine Führungskraft um eine Stelle bewirbt).

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Ein solches Verzeichnis enthält nur die Nummern jener Adressen, welche diesem Verzeichnis zugeordnet sind, und belegt entsprechend wenig Speicherplatz auf der Platte. Umgekehrt werden zum Beispiel die Führungskräfte aus einer noch so großen Gesamtzahl von Adressen in Bruchteilen von Sekunden gefunden.